Een veilig cultureel evenement

Een concert op het plein, een theatervoorstelling in een oude fabriek, een cultureel festival, een kunstroute of een jubileumfeest van de vereniging: evenementen brengen mensen samen en zorgen voor levendigheid. Als organisator ben je tegelijkertijd verantwoordelijk voor een goede en veilige uitvoering.

Dat betekent niet dat ieder evenement een uitgebreid veiligheidsplan van tientallen pagina’s nodig heeft. Wel is het belangrijk om vooraf bewust na te denken over mogelijke risico’s en afspraken te maken over wat je doet wanneer er iets gebeurt.

Begin op tijd met vergunningen en regels

Niet voor ieder evenement gelden dezelfde regels. Een kleine uitvoering in het eigen verenigingsgebouw vraagt iets anders dan een festival met honderden bezoekers, podia, horeca en afgesloten wegen.

Neem daarom vroeg in de voorbereiding contact op met de gemeente. Afhankelijk van het evenement kan een melding voldoende zijn of kan een evenementenvergunning nodig zijn. Gemeenten kunnen daarnaast voorwaarden stellen aan bijvoorbeeld bezoekersaantallen, geluid, verkeer, brandveiligheid, alcoholverstrekking en de inzet van EHBO of beveiliging. De precieze regels kunnen per gemeente verschillen.

Organiseer je regelmatig evenementen? Maak dan binnen de vereniging of stichting één persoon verantwoordelijk voor vergunningen en veiligheid. Dat voorkomt dat dit onderwerp ieder jaar opnieuw vanaf nul moet worden uitgezocht.

Breng de risico’s vooraf in kaart

Een veiligheidsplan hoeft voor een klein evenement niet ingewikkeld te zijn. Begin simpelweg met de vraag:

Wat kan er tijdens ons evenement misgaan en wat doen we dan?

Loop samen met een paar mensen door het evenement heen, vanaf de opbouw tot het moment dat de laatste bezoeker vertrekt. Denk bijvoorbeeld aan:

• iemand wordt onwel of raakt gewond;
• er ontstaat brand of rookontwikkeling;
• bezoekers moeten snel naar buiten;
• een nooduitgang of doorgang raakt geblokkeerd;
• het wordt veel drukker dan verwacht;
• er ontstaat ruzie of ongewenst gedrag;
• stroom, verlichting of techniek valt uit;
• een decorstuk, tent of andere constructie raakt los;
• extreem weer maakt doorgaan onverantwoord;
• een vrijwilliger raakt gewond tijdens het opbouwen of afbreken.

Bepaal vervolgens per belangrijk risico wat je kunt doen om het te voorkomen én wat je doet als het toch gebeurt.

Dat hoeft geen ingewikkelde risicoanalyse te worden. Een eenvoudige tabel met risico – maatregel – verantwoordelijke kan voor een klein evenement al veel duidelijkheid geven.

Zorg dat verantwoordelijkheden duidelijk zijn

Bij veel culturele evenementen werken enthousiaste vrijwilligers die gewend zijn om ter plekke problemen op te lossen. Dat is een kracht, maar bij een incident moet onmiddellijk duidelijk zijn wie beslist. Wijs daarom vooraf een verantwoordelijke of (veiligheids-)coördinator aan. Zorg daarnaast dat duidelijk is:

• wie contact opneemt met 112 of hulpdiensten;
• wie EHBO verleent;
• wie bezoekers informeert;
• wie weet waar nooduitgangen en blusmiddelen zijn;
• wie techniek of stroom kan uitschakelen;
• wie beslist over stilleggen, ontruimen of afgelasten;
• wie vrijwilligers en medewerkers aanstuurt.

Zorg ervoor dat deze mensen elkaar tijdens het evenement snel kunnen bereiken. Deel bijvoorbeeld vooraf een telefoonlijst of maak een aparte WhatsApp-groep voor de organisatie.

Kijk kritisch naar de locatie

Loop de locatie vooraf fysiek langs. Doe dat bij voorkeur ook met iemand die niet dagelijks op de plek komt. Die ziet vaak andere dingen.

Let vooral op vluchtroutes, nooduitgangen, kabels, trappen, hoogteverschillen, losse materialen, verlichting en plekken waar veel bezoekers samenkomen. Nooduitgangen en doorgangen moeten vrij blijven en brandveiligheid verdient extra aandacht bij tijdelijke podia, tenten, decor, verlichting en aankleding. Voor evenemententerreinen gelden landelijke brandveiligheidsregels; daarnaast kunnen gemeente en brandweer aanvullende aandachtspunten meegeven.

Denk ook aan de op- en afbouw. Juist dan wordt met trappen, zware materialen, techniek en tijdelijke constructies gewerkt. Vrijwilligers hebben eveneens recht op veilige en gezonde werkomstandigheden en voor werkzaamheden met ernstige risico’s gelden specifieke voorschriften.

Regel passende EHBO en noodhulp

Hoeveel EHBO of andere medische ondersteuning nodig is, hangt af van onder andere het aantal bezoekers, het type activiteit, de duur, de locatie en het publiek. Een rustig middagconcert vraagt iets anders dan een druk festival waar alcohol wordt geschonken. De gemeente kan hierover bij een vergunning voorwaarden stellen. Bij evenementen met grotere gezondheidsrisico’s kan de GHOR adviseren over passende maatregelen en medische voorzieningen. Zorg in ieder geval dat binnen de organisatie bekend is:

• waar de EHBO-materialen en eventueel AED aanwezig zijn;
• wie EHBO of BHV kan verlenen;
• waar een ambulance het terrein kan bereiken;
• wat het exacte adres van de locatie is;
• wie bij een calamiteit de hulpdiensten opvangt.

Kijk vooral ook binnen je eigen vereniging of organisatie: regelmatig blijken vrijwilligers vanuit hun werk al BHV’er of EHBO’er te zijn.

Vergeet drukte, verkeer en bereikbaarheid niet

Bezoekers moeten veilig kunnen komen én vertrekken. Denk daarom vooraf na over fietsers, auto’s, parkeren, leveranciers en eventuele afsluitingen. Bij grotere aantallen bezoekers kan het verstandig of verplicht zijn verkeersregelaars in te zetten. De gemeente bepaalt bij bepaalde evenementen of dit nodig is. Evenementenverkeersregelaars moeten daarvoor de voorgeschreven instructie hebben gevolgd en door de gemeente zijn aangesteld.

Kijk ook naar de situatie ín het evenement. Waar ontstaan mogelijk wachtrijen? Kan iedereen na afloop tegelijkertijd dezelfde uitgang gebruiken? Zijn er smalle doorgangen? En wat gebeurt er wanneer een voorstelling plotseling wordt onderbroken? Je hoeft niet iedere situatie exact te voorspellen. Wel moet je voorkomen dat een voorzienbaar probleem pas wordt besproken als het al gebeurt.

Maak afspraken over slecht en extreem weer

Bij een buitenactiviteit hoort het weer nadrukkelijk bij je veiligheidsvoorbereiding. Denk niet alleen aan regen. Ook harde wind, onweer en hitte kunnen gevolgen hebben voor bezoekers, vrijwilligers, artiesten, tenten, podia en andere tijdelijke constructies. Het KNMI geeft waarschuwingen wanneer gevaarlijk weer wordt verwacht. Maak daarom vooraf afspraken over vragen als:

• Wie volgt de weersverwachting?
• Wanneer nemen we extra maatregelen?
• Waar kunnen bezoekers schuilen?
• Wat doen we bij hitte?
• Wanneer wordt een programma onderbroken?
• Wie mag besluiten het evenement af te gelasten?

Vooral die laatste vraag is belangrijk. Tijdens een evenement kan de druk groot zijn om toch door te gaan omdat bezoekers aanwezig zijn en er veel tijd en geld in de organisatie zit. Een vooraf afgesproken beslismoment helpt om veiligheid dan zwaarder te laten wegen dan teleurstelling.

Denk ook aan sociale veiligheid

Een veilig evenement is niet alleen fysiek veilig. Bezoekers, artiesten en vrijwilligers moeten zich ook sociaal veilig kunnen voelen. Maak daarom binnen de organisatie afspraken over hoe wordt omgegaan met agressie, discriminatie, intimidatie, grensoverschrijdend gedrag en overmatig alcoholgebruik. Zeker bij evenementen voor jongeren of evenementen waarbij veel alcohol wordt geschonken verdient dit extra aandacht.

Bepaal vooraf bij wie bezoekers of medewerkers terechtkunnen als iets gebeurt. Bij grotere evenementen kan dat een speciaal aanspreekpunt of beveiligingsmedewerker zijn. Bij een kleine organisatie kan een duidelijk aangewezen organisator voldoende zijn. Het belangrijkste is dat medewerkers en vrijwilligers weten dat zij signalen serieus moeten nemen en weten bij wie ze terechtkunnen.

Informeer je vrijwilligers

Een veiligheidsplan heeft weinig waarde wanneer alleen de voorzitter of projectleider weet wat erin staat. Houd daarom kort voor aanvang een gezamenlijke briefing. Dat hoeft maar tien minuten te duren. Bespreek minimaal:

• wie die dag de leiding heeft;
• waar EHBO, blusmiddelen en nooduitgangen zijn;
• wie welke taak heeft;
• hoe de organisatie elkaar bereikt;
• wat vrijwilligers doen bij een calamiteit;
• waar bezoekers naartoe worden geleid als ontruiming nodig is.

Een simpele plattegrond met belangrijke plekken kan hierbij veel duidelijkheid geven.

Veilig organiseren hoeft niet ingewikkeld te zijn

Veiligheid vraagt vooral om voorbereiding en duidelijke afspraken. Voor een lokaal cultureel evenement zijn drie vragen een goede laatste controle:

1. Wat kan er redelijkerwijs misgaan?
2. Wat hebben we gedaan om dat te voorkomen?
3. Weet iedereen wat hij of zij moet doen wanneer het toch gebeurt?

Kun je die drie vragen goed beantwoorden, dan heb je al een belangrijke basis gelegd.

En twijfel je over vergunningen, bezoekersaantallen, brandveiligheid, EHBO, verkeer of andere veiligheidsmaatregelen? Neem dan tijdig contact op met de gemeente. De eisen hangen af van het evenement en van de lokale situatie. De organisator blijft verantwoordelijk voor een gezond en veilig verloop van het eigen evenement, terwijl de gemeente beoordeelt welke vergunning en voorwaarden nodig zijn.

Meer informatie en handige bronnen

Gemeente
Begin altijd bij de website van de gemeente waar het evenement plaatsvindt. Zoek op evenement organiseren of evenementenvergunning. Hier staan de lokale regels, aanvraagtermijnen en voorwaarden.

Brandweer Nederland – Evenement organiseren
Praktische informatie over onder andere brandveiligheid, vluchtroutes, tijdelijke bouwsels en aankleding van evenementen. (⁠Brandweer)

Rijksoverheid – Brandveiligheid op evenemententerreinen
Informatie over de landelijke brandveiligheidsregels uit het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (Bbgbop). (⁠Rijksoverheid)

GGD GHOR Nederland – Evenementenveiligheid
Uitgebreide informatie over gezondheid en veiligheid bij evenementen, waaronder medische voorzieningen, EHBO en gezondheidsrisico’s. (⁠GGD GHOR Nederland)

Arboportaal – Vrijwilligers en veilig werken
Informatie over veilig werken door vrijwilligers en de arboregels die bij risicovolle werkzaamheden van toepassing zijn. (⁠Arboportaal)

Rijksoverheid – Evenementenverkeersregelaars
Informatie over de regels en opleiding voor verkeersregelaars die bij evenementen worden ingezet. (⁠Rijksoverheid)

KNMI – Waarschuwingen
Actuele waarschuwingen en achtergrondinformatie over onder andere hitte, onweersbuien, wind en ander gevaarlijk weer. (⁠knmi.nl)

Let op: regels en vergunningsvoorwaarden verschillen per gemeente en kunnen veranderen. Controleer daarom altijd de actuele voorwaarden van de gemeente waar het evenement plaatsvindt.